Was ist eine Mahnung? #

Eine Mahnung ist ein Schreiben, das an Kunden gerichtet wird, die ihre Rechnung nicht (pünktlich) beglichen haben. In diesem Schreiben wird der Kunde zur umgehenden Zahlung aufgefordert, es wird eine neue Zahlungsfrist gesetzt und gleichzeitig wird der Kunde rechtlich betrachtet in Verzug gesetzt. Um den Druck zu erhöhen, besteht die Möglichkeit, rechtliche Schritte anzudrohen. Es wird jedoch empfohlen, dies noch nicht im ersten Mahnschreiben zu tun, um eine positive Kundenbeziehung nicht zu gefährden.

Die Grundlage für eine Mahnung bildet stets eine zuvor ausgestellte Rechnung, deren Fälligkeit eingetreten ist. Hierbei muss das festgelegte Zahlungsziel überschritten worden sein. Gemäß § 286 Abs. 2 BGB gibt es jedoch bestimmte Situationen, in denen auf die Mahnung verzichtet werden kann, um direkt rechtliche Schritte einzuleiten. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn:

• auf der Rechnung ein konkretes Datum als Zahlungsziel genannt wurde (z. B. „zahlbar bis 19.10.2023“),
• das Zahlungsziel auf ein bestimmtes nachvollziehbares Ereignis bezogen ist (z. B. „zahlbar innerhalb von zwei Wochen nach Lieferung“),
• der Schuldner bereits angekündigt hat, nicht zahlen zu wollen, oder seit dem Eintritt der Fälligkeit der Rechnung bereits 30 Tage vergangen sind (bei Unternehmern), und der Kunde in der Rechnung auf diese Frist hingewiesen wurde (bei Privatpersonen)
• vergleiche dazu § 286 Abs. 3 BGB.

Tipp: Keine Rechnung ohne Zahlungsfrist!

Gib auf deinen Rechnungen am besten immer eine konkrete Zahlungsfrist in Form eines Datums an. Dann kommen sowohl Privatpersonen als auch Unternehmer automatisch in Verzug und du musst im Prinzip überhaupt keine Mahnungen schreiben.

Unterschied zwischen Mahnung schreiben und Zahlungserinnerung #

Rechtlich gesehen gibt es aber doch einen feinen Unterschied: Die Mahnung ist gesetzlich geregelt  (§ 286 BGB), die Zahlungserinnerung und die Zahlungsaufforderung aber nicht. Um im Streitfall einen sicheren Beweis zu haben, solltest du deine Mahnungen deshalb auch als solche bezeichnen.

Was du vor dem Verfassen einer Mahnung unternehmen kannst #

Bevor du zu einer Mahnung greifst, gibt es einige „sanftere“ Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um die Kundenbeziehung zu wahren:

Überprüfe, ob der Schuldner die Rechnung überhaupt erhalten hat. Ein kurzer Anruf kann oft klären, ob die Rechnung nicht angekommen ist oder im Haus verloren gegangen ist.

In einem Telefonat könnten auch andere Hindernisse für die Zahlung ans Licht kommen, wie beispielsweise unerwartete Umstände (z. B. Krankenhausaufenthalt). Bei Zahlungsschwierigkeiten könntet ihr gemeinsam nach Lösungen suchen, vielleicht sogar Ratenzahlungen vereinbaren.

Wirf vorab einen Blick auf die bisherige Zahlungsmoral. Manche Unternehmen überschreiten Zahlungsziele generell aufgrund interner Abläufe, die eine prompte Zahlung innerhalb einer kurzen Frist erschweren. In solchen Fällen könnte es sinnvoll sein, die Mahnstufen anzupassen und die Zahlungsfrist großzügiger zu gestalten.

Im besten Fall zeigt sich durch diese vorbereitenden Schritte, dass die Rechnung lediglich aus Versehen nicht rechtzeitig beglichen wurde.